O desafio de conquistar grandes doadores exige muito mais do que uma simples apresentação sobre o impacto da causa. A preparação para o primeiro contato e a manutenção de um relacionamento sólido são passos fundamentais que envolvem estratégias precisas e o uso de ferramentas de comunicação bem direcionadas. Durante o 4º Encontro de Comunicação e Captação de Recursos, os consultores Michel Freller e Lourdinha Maia compartilharam métodos para fortalecer esse processo e capturar o interesse dos grandes investidores sociais.
Do planejamento até o detalhamento do e-mail teaser e a estruturação de apresentações, cada etapa foi abordada com exemplos práticos que mostram os bastidores do trabalho de captação de recursos. Nesta matéria, exploramos os principais passos para uma comunicação assertiva com grandes doadores, baseados na metodologia aplicada pelos consultores.
No primeiro contato, a simplicidade é fundamental. “A gente recomenda o uso de negritos para ressaltar algumas palavras, atraindo a pessoa”, explica Lourdinha, referindo-se ao e-mail teaser. Esse e-mail tem como objetivo introduzir a organização e atrair a atenção do doador com um conteúdo curto, sem excessos. Uma dica importante é utilizar storytelling, construindo uma narrativa breve que conecte a missão da organização com um exemplo real de impacto.
Outro ponto destacado é o tom da abordagem. Ao final do e-mail teaser, deve-se evitar frases passivas como “aguardamos seu retorno”. Em vez disso, Lourdinha recomenda: “É uma atitude ativa, onde você comunica que vai entrar em contato para fazer o agendamento”. Michel reforça a importância da proatividade, sugerindo que, após enviar o e-mail, a equipe entre em contato em um ou dois dias, por telefone, para garantir que o material foi recebido e para verificar a disponibilidade para o encontro.
Junto com o e-mail teaser, o envio de um documento chamado pelos consultores de one-page (uma página, em tradução livre) é uma prática recomendada para apresentar os principais aspectos da organização de forma concisa. Este documento tem um tom institucional e mostra um pouco da história, resultados e missão da organização. “O one-page não é o projeto completo”, destaca Lourdinha. “Ele deve ter uma estrutura simples, pouco texto, e mostrar os principais números de impacto da organização”. Ela sugere também o uso de um QR Code vinculado ao site da organização, que facilita o acesso do doador a informações mais completas, caso ele deseje explorar mais.
No entanto, é essencial confirmar se a empresa aceita anexos, uma vez que algumas restringem esse tipo de material. “Caso não aceitem, uma alternativa é entregar o one-page impresso no dia da reunião, como um material físico”, recomenda Michel.
Outra ferramenta importante no arsenal de comunicação com grandes doadores é o vídeo de captação, que, diferentemente de um vídeo institucional, deve focar em uma história de impacto. Lourdinha enfatiza que o vídeo de captação deve ter cerca de 40 a 50 segundos e contar uma única história, de forma concisa e pessoal, revelando a transformação que a organização promove. Ela sugere seguir uma estrutura narrativa que ilustre “minha vida antes, o que aconteceu ali, e minha vida depois”, humanizando o impacto da organização na vida de uma pessoa.
Michel complementa: “A ideia é que o vídeo seja curto, objetivo, e possa ser inserido no início da apresentação, criando uma conexão emocional logo no começo”. Eles alertam que, para evitar dispersão, é preferível que o vídeo tenha apenas um personagem, evitando a inclusão de múltiplos depoimentos.
Na reunião com o potencial doador, uma apresentação visualmente atraente e sem excesso de texto é essencial. Michel recomenda que a apresentação inicial tenha entre 12 e 18 slides, com imagens grandes e dados representativos. “A gente precisa evitar aquele monte de fotografia miudinha, grudada uma na outra”, observa. Gráficos são bem-vindos para ilustrar resultados, mas de forma simples e direta.
Outro ponto importante é a organização das contrapartidas. Para Michel, é fundamental evitar que as contrapartidas se pareçam com um “cardápio de restaurante”, onde o doador possa escolher entre várias opções. Em vez disso, os captadores devem fazer um estudo prévio e oferecer uma cota que faça sentido para o perfil do doador, estabelecendo um valor sugerido somente ao final da apresentação das contrapartidas. “Hoje em dia, cada vez mais, o patrocinador quer mais experiências”, afirma Miche.
Para organizar e priorizar os contatos com potenciais doadores, a ferramenta Vick — sigla para Vínculo, Interesse e Capacidade — é uma aliada. Esse método permite que a organização crie uma lista de contatos, atribuindo notas de 1 a 5 para cada um dos três critérios. Contatos que obtêm as maiores pontuações são priorizados, garantindo que a equipe inicie o processo de captação com aqueles que têm maior probabilidade de contribuição.
“O Vick ajuda a gente a direcionar por onde a gente começa, focando naqueles com as notas maiores”, explica Michel. Assim, ao invés de partir de uma lista extensa e sem direcionamento, o Vick oferece um filtro estratégico que economiza tempo e potencializa os resultados.
No fechamento da reunião, é o momento de apresentar o valor da cota e permitir que o doador processe o pedido em silêncio. Lourdinha enfatiza que, após mostrar o valor, é importante que a equipe permaneça em silêncio e aguarde a reação do doador. Esse momento pode ser decisivo para que o doador reflita sobre o impacto da contribuição e considere a proposta com seriedade.
Eles também recomendam que, quando possível, duas pessoas da organização participem da reunião, equilibrando as funções. “A presença de duas pessoas ajuda na condução do encontro, com uma abordando o lado emocional e a outra focando nos aspectos práticos e no pedido”, orienta Michel. Isso permite que a reunião avance de forma equilibrada, sem perder o foco no pedido financeiro.
Por fim, Michel e Lourdinha destacam que a comunicação com grandes doadores exige preparo, clareza e, sobretudo, proatividade. A construção de uma relação de confiança e a apresentação de um trabalho sólido e bem estruturado podem abrir portas e garantir o apoio de investidores dispostos a fazer parte de uma causa transformadora.
Texto publicado pela Captamos, editoria da ABCR de conteúdos aprofundados sobre mobilização de recursos para causas
