Segundo a consultora de eventos para o terceiro setor, é fundamental programar bem os prazos. Com a experiência de quem há anos assessora organizações, Regina ensina como montar um cronograma eficiente para sua atividade de captação. Um “spoiler”: o trabalho não termina ao final do evento.
Marque no calendário
Realizar uma festa bem-sucedida exige tempo. Até por isso, é muito importante já saber com antecedência o que se quer, quando se quer fazer e com quanto recurso. “Quando for planejar o próximo ano da organização, já inclua todos os eventos que você pretende organizar nos próximos 12 meses”, orienta Regina.
Arregaçando as mangas
A organização do evento deve começar efetivamente até quatro meses antes da data prevista. “Nos primeiros 60 dias, dedique-se a buscar os patrocínios e apoios que irão ajudar a diminuir seus custos. É o momento de pensar na infraestrutura da festa, no buffet, no espaço. Se for um leilão ou um bazar, a busca pelos produtos que serão oferecidos também tem de ser realizada nesse início”, ressalta.
“Quem não se comunica…”
Dois meses antes, é hora de começar a contar que seu evento irá acontecer e de mobilizar as pessoas que irão ajudar nessa comunicação. “Mande um primeiro save the date e entre em contato com aquelas pessoas próximas da organização que podem ajudar a vender convites”, afirma.
Hora de ir para a rua
Faltando 45 a 30 dias para o evento, é hora de colocar os voluntários para vender os convites, ressalta a consultora.
Acabou. Só que não
Finalmente, o evento aconteceu e saiu tudo conforme o esperado. Trabalho encerrado, certo? Nada disso! “Em até 24 horas, mande um agradecimento — pode ser por e-mail mesmo — para as pessoas que compraram os convites e para seus patrocinadores e colaboradores. Se possível, já inclua algum dado bruto, como o quanto foi arrecadado”, recomenda a consultora.
E não se esqueça: passado no máximo um mês da data, publique uma prestação de contas e disponibilize materiais como fotos e vídeos do evento.
