Conheça dicas práticas para realizar eventos capazes de mobilizar pessoas e atrair doações
A realização de eventos é uma das muitas formas rentáveis de captar recursos, mas o sucesso depende de muito planejamento: o trabalho começa bem antes, muitas vezes, com meses de antecedência, e segue mesmo após o seu término. “O evento é uma porta de entrada para captar e fidelizar doadores com verbas não incentivadas. É um momento oportuno que criamos para mostrar nossa causa encantando os convidados – doadores ou potenciais doadores”, destaca a especialista em eventos de captação, Regina Helou.
Confira alguns passos que não podem ficar de fora da sua lista de tarefas ao pensar na organização de eventos.
Qual é a temática do evento?
Parece simples, mas na empolgação podemos misturar várias ideias e não conseguir definir o público-alvo. Uma questão que deve ser levada em consideração ao escolher o tipo de evento é o perfil de doadores ou possíveis doadores da organização. “Faça a planilha de viabilidade do seu evento e monte uma estratégia. Crie eventos com identidade com a sua causa”, explica Regina.
Conheça algumas opções de eventos:
- Bazar temporário: esse tipo de evento se tornou popular com a venda de roupas com preços mais baixos, mas pode ser realizado com os mais diversos itens;
- Evento gastronômico: um dos eventos mais “fáceis” de atrair o público, já que não é necessário querer comprar algum item para participar, apenas gostar das comidas que serão disponibilizadas. Dependendo do perfil de doador – ou futuro doador – de sua organização, vale a pena investir em um jantar temático, noite da pizza, feijoada ou até mesmo food trucks;
- Leilão: uma ótima opção para instituições que tenham famosos como parceiros. Nesse evento, vale a pena pedir itens para essas pessoas, como por exemplo: vestido ou sapato usado em ocasião especial, jóias e até outros itens pessoais. No dia marcado, esses objetos serão leiloados a fim de arrecadar dinheiro. Uma dica é estipular um lance mínimo, claro, de acordo com cada objeto e seu público.
- Bingo beneficente: da mesma forma que o leilão, a instituição pode pedir itens aos seus parceiros e usá-los como prêmio no bingo. O jogo pode ser realizado na própria sede da organização. Uma opção é realizar a venda de comidas e bebidas no dia do evento.
- Show: negociar com algum cantor ou cantora, banda ou até mesmo humorista, é uma opção bastante válida, já que faz com que pessoas de fora da sua bolha se interessem pelo evento e compareçam.
- Palestras: tem algum especialista parceiro? Organize uma palestra. Essa é uma ótima oportunidade para conseguir doadores e disseminar informações sobre determinado assunto.
- Festas: esse tipo de evento é bastante comum no país. Festas juninas, festas de primavera ou em comemoração a uma data específica, como o Dia das Mães, são exemplos que podem trazer bons resultados.
- Eventos online: por conta da pandemia esses eventos ganharam um enorme espaço e vale ser levado em consideração. Todos os itens anteriores podem ser realizados de forma online, por meio de diversas plataformas. Alguns recursos próprios da internet podem ser utilizados e tornar a experiência mais interessante e prática, como é o caso do QR-Code, além de poder atingir um público maior, já que não terá a necessidade do deslocamento.
Outro formato citado por Regina Helou, e que foi bastante utilizado durante a pandemia, é o envio de brindes aos doadores. “Todos estamos cansando do online, pois o brasileiro é sinestésico, ele precisa do contato para desenvolver seus relacionamentos. A grande dificuldade foi não ter o contato humano, mas os convidados de eventos adoraram receber gifts em suas casas. Foi uma forma de estar perto mesmo com a distância”.
Ferramentas para venda de ingressos
Mesmo que seu evento tenha a entrada livre (bazar, leilão, bingo e etc), um site ou aplicativo pode ser utilizado para formar uma lista de inscritos e conseguir novos contatos. Os convidados poderão imprimir um QR-Code e apresentar na entrada, ou passar por uma confirmação de presença. Essa é uma forma de saber quantas pessoas irão comparecer ao evento e, caso tenha público máximo, será uma forma de controle. Para eventos em que ocorra a venda de ingressos, a plataforma facilitará essa ação. Confira algumas ferramentas que podem ser utilizadas:
- AppTicket: Com a opção de ser utilizado em site ou aplicativo, essa ferramenta pode ser bastante útil para o público, quanto para o organizador;
- Sympla: Pode ser acessado pelo site ou por aplicativo. A opção de realizar check-in no evento é disponibilizada, além da compra dos ingressos de forma presencial ou online;
- Gofree: Nessa plataforma é possível ver todas as informações do evento, inclusive gerenciar propagandas e valores dos ingressos de onde estiver, o que garante praticidade.
- EventBrite: A plataforma não cobra taxas sobre eventos gratuitos, mas possui diferentes planos que podem ser contratados de acordo com a demanda. Assim como os outros organizadores, esse também permite o gerenciamento do evento.
Quais são as metas?
Se você definir antecipadamente o que pretende atingir com a realização do evento, já terá meio caminho andado para escolher o formato mais adequado. Esses objetivos devem ser postos no papel, juntamente com ideias de como realizar. Não tenha medo de sonhar. Inove nas formas de como será possível captar esses recursos.
Quais serão os custos?
Nesta etapa deve-se pensar em qual será o local do evento, no caso de ser presencial, e se haverá pagamento pela locação de espaço e móveis. Alguns custos serão fixos, outros podem variar de acordo com o número de pessoas. Caso a sua OSC possua uma sede própria, é válido pensar na possibilidade de o evento ocorrer lá, diminuindo os custos de um eventual aluguel.
Ao chegar nesta fase é importante ter as bases do evento definidas. A partir desse momento é pesquisar e avaliar diversas possibilidades. Vale também listar todos os itens necessários e alguns pontos importantes, como por exemplo: Vai ter comida? Quem irá fornecer? Vai ter decoração? De onde vou locar/comprar?, são pequenas dúvidas a se fazer mas que lá na frente será essencial. Na próxima etapa, é necessário ter todos esses custos anotados, analisados e devidamente respondidos.
Como irei pagar?
Após decidir o formato do evento e contabilizar os custos, é hora de pensar no pagamento e em eventuais parceiros e patrocinadores. Tente buscar apoio para fazer um evento com custo zero para a organização, já que a proposta final é captar recursos. Para ir em busca de parceiros, é necessário estar com a ideia em mãos, uma boa apresentação e clareza sobre o que o apoiador terá como retorno do investimento.
Como dito anteriormente, os ingressos para o evento podem ser cobrados, mas isso para ter a verba revertida diretamente a organização e não para pagar as despesas do evento. O ideal é que todo o pagamento seja feito por doadores e parceiros, a fim de evitar prejuízos para a instituição.
Pense nos imprevistos
É importante lembrar que imprevistos podem acontecer. Seja ele o mau tempo, cancelamento de alguma atração ou qualquer outro motivo. Portanto, é importante pensar em todas as possibilidades de ocorrer um imprevisto e tem algumas saídas de como resolvê-lo. Tenha planos A, B e C.
Faça uma boa divulgação
Após planejar todo o evento, é hora de convidar e convencer o público a comparecer. É nessa hora que o marketing entra em ação e usa diferentes estratégias para chamar essas pessoas. Além das redes sociais, o e-mail marketing é uma ótima ferramenta para divulgação.
Outra forma de atrair pessoas, é utilizar a rede comunitária, de voluntários e de doadores. São essas pessoas que já abraçaram sua causa e que podem ajudar a trazer mais pessoas.
Peça feedback
Ouça sugestões e críticas de quem foi ao evento para iniciar o planejamento do próximo evento. Dependendo dos comentários que forem feitos e das metas que forem surgindo, é válido investir em outro formato de evento, a fim de não saturar sua organização e chegar até novas pessoas. Para recolher opiniões, prepare um formulário não muito extenso, no Google Forms ou outra ferramenta semelhante, e envio para as pessoas que participaram. No caso de eventos presenciais sem inscrições, você pode deixar uma pesquisa curta impressa para quem quiser preencher.
Colhendo os frutos
É logo ao final do evento que você verá os resultados de tudo aquilo que demorou meses para ser planejado e executado. Vale a pena aproveitar esse momento em que sua organização está em alta para lançar novos planos, divulgar suas conquistas e contar sua história.
Confira aqui algumas outras alternativas de captação que podem ser adotadas pelas organizações.
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