O que você vai encontrar nesta matéria:
A captadora: Fagna Freitas
O método para eventos de sucesso
A rotina dos bastidores
A festa acaba, mas o trabalho continua
Olhar atento para o contexto local
Conselhos para jovens profissionais
A captação de recursos por meio de eventos ocupa um lugar específico dentro das estratégias das organizações da sociedade civil, não apenas pelo volume financeiro que pode gerar, mas pela complexidade da operação que exige. Os eventos articulam uma cadeia que envolve planejamento financeiro, negociação com patrocinadores, mobilização de público, entrega de experiência e prestação de contas. É uma ferramenta que, quando bem estruturada, ajuda a viabilizar projetos que não encontram financiamento por outras vias ou permite apoiar o desenvolvimento institucional.
Nesta segunda publicação da série Profissão: Captador[a], vamos conhecer mais sobre o universo da captação a partir de eventos com a experiência de Fagna Freitas, gestora de captação de recursos das Obras Sociais Irmã Dulce (OSID). Com duas décadas de atuação no setor, ela acompanhou o processo de profissionalização da área no Brasil e consolidou um modelo em que os eventos tornaram-se parte de uma estratégia contínua de arrecadação e relacionamento.
A história de Fagna na captação não começou de forma convencional. Sua primeira formação, em 1996, foi em Enfermagem, movida por um desejo de dedicação ao próximo. Em seguida, se especializou em políticas públicas de saúde, direitos humanos e participação social. Sua entrada no mundo da captação ocorreu organicamente durante os 17 anos em que trabalhou na Santa Casa da Bahia. Lá, ela começou a coordenar o departamento de captação assim que a instituição abriu essa área, focando inicialmente em eventos.
O ano de 2008 marcou o início de sua identidade profissional como captadora, após participar de uma imersão com Marcelo Estraviz, em Recife. Fagna relata que, naquele momento, percebeu que as atividades que já desenvolvia eram, tecnicamente, captação de recursos. “A partir daí eu já me tornei associada e comecei a participar de tudo da ABCR, entendendo a necessidade de me profissionalizar cada vez mais”.
Atualmente, como gestora de captação de recursos nas Obras Sociais Irmã Dulce (OSID), Fagna lidera uma equipe de 61 funcionários. Um diferencial de sua gestão é a integração total com o marketing, que tem nove profissionais dentro do departamento de captação com a premissa de que “a melhor forma de captar é saber se comunicar tanto com o público interno quanto com o público externo”.
O método para eventos de sucesso
Na OSID, o foco principal dos eventos é o que Fagna chama de “público classe A”. Esse nicho é composto por um perfil específico que inclui empresários, esposas de deputados e grandes colaboradores de empresas que possuem um alto poder aquisitivo. Para alcançar esse grupo, a estratégia é tratar o evento como um produto de mercado de altíssima qualidade. “A gente não vende somente a causa, a gente vende a qualidade do evento”, explica a gestora. Ela alerta que o doador deste segmento é exigente e não aceita amadorismo: “Fazer uma feijoada beneficente, mal feita, no lugar com calor, porque o cara foi lá porque a minha causa é boa, nunca mais eles voltam”.
Para garantir o acesso a esse público, Fagna conta com o apoio fundamental das “Madrinhas” ou “Amigas de Dulce”, um grupo de 160 mulheres influentes que vestem a camisa da instituição e são as principais responsáveis pela venda direta dos ingressos em seus círculos sociais. Os valores refletem essa exclusividade: o ticket médio de um ingresso varia entre R$ 500 e R$ 1 mil, enquanto as cotas de patrocínio empresarial podem chegar a R$ 300 mil. Para justificar tais valores, Fagna é minuciosa na escolha dos parceiros e do local: “Se eu pretendo cobrar uma R$ 1 mil por pessoa, eu tenho que fazer uma casa que encha os olhos e que receba este modelo de público”.
A gestão financeira dos eventos sob a batuta de Fagna segue um planejamento rigoroso, que ela considera essencial para a sustentabilidade. Sua regra de ouro é o “Risco Zero”: “Toda vez que a gente bota o evento na rua, significa que 100% das despesas do evento já estão pagas por cotas de patrocínio. O que vai vir de venda de ingressos é sempre resultado”.
A prestação de contas começa ainda dentro do salão, antes mesmo do fim da festa. Para a gestora, é fundamental “apresentar o resultado dentro do evento para quem comprou o ingresso”. Durante a celebração, ela comunica os números reais da arrecadação para incentivar o engajamento final do público e coloca QR Codes nas mesas para facilitar doações por PIX.
O desenho do evento começa, portanto, pela meta financeira final. Se o projeto, como a realização de cirurgias de endometriose não cobertas totalmente pelo SUS, exige R$ 1 milhão, Fagna faz a conta de trás para frente. “Quanto eu pretendo captar? R$ 1 milhão? Para eu captar com 800 pessoas eu preciso vender o ingresso a quanto? Eu preciso ter quantas cotas de patrocínio? O caminho é partir do quanto quero arrecadar para definir quanto preciso captar”.
A rotina nos bastidores
Quem observa o brilho de um evento finalizado muitas vezes não imagina a estrutura enxuta e o controle rigoroso por trás dele. Nas OSID, o núcleo que planeja os eventos é composto por três pessoas, com Fagna assumindo 90% do planejamento estratégico, desde o desenho da formatação até os contatos iniciais com parceiros e patrocinadores. Sua rotina é marcada por um controle absoluto de cada detalhe técnico e operacional. “Eu olho tudo. Da portaria até a retirada do lixo, tudo. Sou extremamente perfeccionista”, confessa ela.
Isso envolve revisar checklists diariamente, conferir contratos com fornecedores e verificar a parte técnica dos artistas, para garantir que a sonorização e iluminação estejam impecáveis. O cuidado com os artistas, aliás, é uma lição de relacionamento. Segundo Fagna, na Bahia, muitos artistas locais doam seus cachês à OSID. Fagna retribui essa generosidade com profissionalismo: “É fundamental que esse artista seja bem tratado. Ele está doando o som dele. Então, que você faça um camarim de primeira, que você o trate com todo carinho”.
No lado dos patrocinadores, o trabalho é de curadoria. Fagna e sua equipe listam marcas que possuam alinhamento com o evento e com a causa, analisando o posicionamento da empresa no mercado e sua reputação. As cotas de patrocínio, que variam de R$ 30 mil a R$ 300 mil, oferecem contrapartidas claras, como exposição da marca em telões, menções feitas pelo artista e espaços para ativações diretas com o público.
A festa acaba, mas o trabalho continua
Fagna destaca que o trabalho do captador não se encerra quando o último convidado vai embora. Pelo contrário, o pós-venda é uma das etapas mais críticas para garantir a fidelidade dos parceiros e a sustentabilidade dos projetos. Ela encara essa fase como uma ferramenta de transparência que transforma um apoiador pontual em um doador recorrente.
Após o evento, todas as empresas patrocinadoras recebem um dossiê que comprova a entrega das contrapartidas prometidas. Segundo Fagna, esse relatório deve conter fotos de todos os materiais que saíram com a marca deles e um vídeo curto do evento mostrando onde as marcas apareceram, além de dados sobre o número de pessoas presentes e o valor total arrecadado.
O diferencial da estratégia é que o contato não se encerra com um único relatório. O doador recebe atualizações periódicas sobre o destino real dos recursos investidos. “A cada três meses ele recebe um relatório informando se a meta está sendo cumprida. Por exemplo: se vamos realizar 70 cirurgias no período X, ele vai receber um relatório de quantas cirurgias já foram realizadas até o momento”.
Essa visão de longo prazo é o que permite a manutenção das marcas na base da instituição. Fagna orienta que, ao planejar o lançamento de um evento, o captador já deve mirar as edições futuras. “Ao pensar na primeira edição, já pense na segunda. Assim você terá como trabalhar o pós-venda de forma adequada”.
Olhar atento para o contexto local
Embora o planejamento estratégico seja um pilar global da profissão, Fagna ressalta que o sucesso da operação depende de uma leitura minuciosa das especificidades locais. No mercado baiano, por exemplo, ela enfrenta uma saturação de eventos. “No estado da Bahia você concorre todo dia com dez eventos acontecendo juntos. Então você tem que manter uma qualidade impecável para que o seu evento seja vendido sempre”, explica. Segundo a captadora, a causa não basta para sustentar o interesse do doador se a experiência técnica for negligenciada.
Outro fator determinante é o respeito à sazonalidade financeira. Fagna aprendeu que o comportamento do doador em Salvador é fortemente impactado pelo calendário de festas populares, o que exige um cronograma de captação que evite esses períodos. “O público de Salvador gasta o dinheiro dele no Carnaval e no São João. Fazer evento logo depois disso significa você não ter como fazer venda”. Para ela, a competência técnica de um captador de eventos reside justamente nessa capacidade de realizar um estudo de mercado prévio para entender o que já está sendo oferecido e como o público se comporta.
Fagna também monitora as mudanças no setor de eventos beneficentes e identifica as corridas de rua como uma tendência crescente, especialmente na Bahia, onde o formato se tornou uma “febre” impulsionada pela busca das pessoas por mais saúde física. Ela avalia que esse modelo é uma ferramenta estratégica para fortalecer marcas, permitindo que a instituição seja vista por um grande volume de pessoas.
No entanto, a gestora estabelece uma distinção clara entre visibilidade e rentabilidade. Para instituições que necessitam de grandes aportes, o ticket médio das corridas ainda é considerado baixo quando comparado aos eventos de gala. “Nos nossos eventos, com artista e com o jantar, arrecadamos o valor correspondente a mais de 30 corridas de rua”, compara Fagna.
Conselhos para jovens profissionais
Para quem planeja ingressar no segmento de eventos beneficentes, Fagna alerta que gostar de organizar festas é apenas a ponta do iceberg. O trabalho real exige um mergulho profundo no ecossistema do terceiro setor e nas técnicas de captação antes mesmo de escolher o primeiro fornecedor. “Primeiro é captar para fazer evento, depois fazer evento para captar”, ensina a gestora. Essa máxima resume a lógica de que é preciso dominar a arte de atrair parceiros para viabilizar a estrutura e, só então, usar o evento como plataforma de arrecadação.
Entre as competências essenciais, Fagna aponta o planejamento estratégico como o pilar mais importante da profissão. “Sem planejamento ninguém consegue sair do lugar”. Ela também elenca a comunicação como “vital para vender o evento”, além da proatividade e da organização, para conseguir enxergar todos os detalhes.
No campo técnico, embora ferramentas como o Excel sejam a base cotidiana para o controle de processos, Fagna sugere que uma formação em Marketing ou Administração traz diferenciais competitivos. “Esses conhecimentos garantem precisão financeira e um melhor relacionamento externo com os patrocinadores e parceiros”.
Por fim, a captadora reforça a importância de fazer um estudo de mercado rigoroso antes de lançar qualquer projeto. Para ela, é fundamental observar o que instituições similares estão fazendo e aprender com seus êxitos ou falhas. “Às vezes você vai fazer uma coisa que o outro já faz e tá dando tudo errado. Então é bom você conhecer o trabalho do outro e ver o que você pode fazer de melhoria no seu”.
