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Julia Bergamasco, do Instituto Tomie Ohtake, explica por que captar recursos via leis de incentivo exige estratégia institucional, conhecimento técnico e construção de confiança com empresas

O que você vai encontrar neste texto:
Trajetória de Julia Bergamasco
O primeiro passo é olhar para a organização
Relação com empresas
Prestação de contas, legislação e pressão
“Você nunca vai estar preparado o suficiente para começar”

A captação de recursos via leis de incentivo começa antes da busca por patrocinadores. Para Julia Bergamasco, superintendente de captação de recursos PJ do Instituto Tomie Ohtake, o primeiro passo é olhar para dentro da organização, entender suas necessidades, seus projetos e sua capacidade de gestão. Só depois disso é possível definir quais mecanismos fazem sentido, inscrever propostas e partir para o mercado.

Há 21 anos atuando na área, Julia construiu sua trajetória acompanhando de perto a profissionalização da captação cultural no Brasil. Ao longo desse período, trabalhou em instituições como o Museu da Imagem e do Som, as Oficinas Culturais do Estado de São Paulo e a Pinacoteca. Hoje, lidera a relação com empresas patrocinadoras no Instituto Tomie Ohtake, onde a principal fonte de recursos é a Lei Rouanet. “Eu entrei na captação já logo na minha primeira experiência de trabalho. Estou há 21 anos nessa área. Eu comecei em 2005, no Museu da Imagem e do Som, que foi meu primeiro estágio”.

Formada em Publicidade e Propaganda pela PUC-SP, Julia chegou ao Museu da Imagem e do Som inicialmente como voluntária até ser incorporada oficialmente à equipe. A aproximação com a captação aconteceu de forma inesperada. Julia fazia parte de um departamento chamado Comunicação e Eventos e, por ter facilidade com propostas, apresentações e planejamento de mídia, passou a ajudar na estruturação da nova área. 

Na época, ainda existiam poucos cursos voltados à formação de captadores e grande parte do aprendizado acontecia na prática cotidiana das instituições. Segundo Julia, a permanência na área aconteceu porque o trabalho unia justamente temas que já despertavam seu interesse desde a faculdade: comunicação, posicionamento de marca, projetos culturais e construção de narrativas. “O bichinho da captação me picou logo no comecinho”.

Hoje, no Instituto Tomie Ohtake, Julia atua principalmente na relação com empresas patrocinadoras. Além da Lei Rouanet, a instituição também trabalha com o Programa de Ação Cultural (ProAC) ICMS, do Estado de São Paulo, e com o Programa Municipal de Apoio a Projetos Culturais (PROMAC), do município. Cada mecanismo possui regras próprias, formas específicas de operação e exigências distintas de prestação de contas e gestão.

O primeiro passo é olhar para dentro da organização

A captação via leis de incentivo é o processo pelo qual uma organização inscreve um projeto em um mecanismo público de incentivo fiscal e, depois de aprovado, fica autorizada a buscar recursos junto a empresas ou pessoas físicas. O patrocinador direciona parte do imposto que já pagaria ao poder público para apoiar projetos aprovados em áreas como cultura, esporte, saúde, infância, adolescência ou direitos da pessoa idosa. Por isso, a aprovação do projeto não significa recebimento automático de recursos: ela habilita a organização a captar no mercado.

Para Julia, antes de pensar em patrocinadores, a organização precisa entender claramente quem é, quais projetos deseja realizar e quais mecanismos fazem sentido para sua realidade. Esse diagnóstico institucional, segundo ela, é uma etapa frequentemente negligenciada por organizações que começam a buscar recursos via leis de incentivo. “Eu acho que o primeiro passo é entender as necessidades da organização, olhar pra dentro e fazer um raio-X do que é a instituição, da onde ela quer chegar nos próximos anos, que tipo de projetos ela tem pra oferecer”.

Ela explica que a escolha da lei de incentivo adequada para a captação depende de vários fatores, incluindo localização da organização, estrutura administrativa, perfil dos projetos e capacidade de execução. Sem esse entendimento, a instituição corre o risco de aprovar propostas incompatíveis com sua estrutura ou de escolher mecanismos inadequados para o próprio perfil institucional. “Você tem que ter uma maturidade institucional, assim, do entendimento de onde você está e para onde você quer chegar, porque isso vai determinar quais leis e quais instrumentos legais você vai usar”.

No caso do Instituto Tomie Ohtake, a programação de cada ano é inscrita em um plano anual da Lei Rouanet. O modelo inclui exposições, programas educativos, ações de impacto social, folha de pagamento, manutenção predial e demais atividades realizadas pela instituição ao longo do ano. “Toda a nossa programação do ano, é inscrita em um projeto único da Lei Rouanet. E aí isso vale para a folha de pagamento, manutenção predial, toda a programação, todos os programas educativos de impacto social, enfim, todos os atendimentos”.

Relação com empresas

Depois de aprovado o projeto, começa a etapa marcada por relacionamento, negociação, construção de confiança e aproximação constante com empresas patrocinadoras. Segundo Julia, é justamente nessa fase, muitas vezes invisível para quem observa o mecanismo de fora, que acontece a parte mais complexa do trabalho de captação. Ela afirma que existe um equilíbrio entre interesse artístico e potencial de captação. “Eventualmente, uma exposição que é mais ‘blockbuster’, e que dialoga melhor com as empresas, pode gerar um valor excedente da captação e esse recurso ser usado para pagar uma outra exposição que tem um potencial de venda menor”.

Segundo Julia, essa lógica é fundamental para que instituições culturais consigam manter projetos de pesquisa, revisões históricas e exposições de artistas que nem sempre ocupam o centro do mercado cultural ou da lógica de grandes públicos. Em sua avaliação, o papel da instituição não pode ser reduzido apenas ao que é facilmente vendável.

Atualmente, o Instituto mantém parceria com oito empresas de captação, que ajudam na busca por empresas. Muitas já têm uma cartela de clientes com perfil de interesse para o Instituto. Ainda assim, Julia ressalta que o controle do processo permanece com a equipe interna da instituição, desde a construção das propostas até as reuniões e negociações com patrocinadores. “A gente controla todo o processo de captação do começo ao fim e vai em todas as reuniões. E para ter uma boa reunião você precisa entender o que a empresa quer. Nesse sentido, ser da área de comunicação é muito bom porque a gente consegue, por meio da linguagem, das redes sociais, por meio das campanhas de divulgação dos diferentes produtos, entender um pouco esse universo da empresa”.

Ela conta que a equipe utiliza ferramentas de pesquisa de mercado, analisa campanhas publicitárias e acompanha o comportamento institucional das marcas para chegar às reuniões já com uma proposta mais alinhada ao perfil de cada patrocinador.

Esse preparo se tornou ainda mais importante porque, segundo Julia, o perfil das empresas mudou muito ao longo das últimas décadas. Se antes a principal preocupação era exposição de marca, hoje o interesse está cada vez mais ligado à experiência, ao relacionamento e ao propósito institucional. 

“Eles estão muito mais preocupados com a experiência. Trazer para uma visita guiada na exposição antes da abertura oficial para o público ou fazer um dia de ativações, para grupos menores ou clientes, é muito valorizado”, diz Julia. Ainda assim, ela reforça que a lógica da captação não deve partir da tentativa de moldar completamente um projeto às demandas do patrocinador. Para ela, o caminho mais sustentável é construir propostas sólidas institucionalmente e, a partir delas, identificar empresas que compartilhem valores semelhantes.

Prestação de contas, legislação e a pressão constante da área

Se a relação com patrocinadores exige escuta, estratégia e construção de confiança, a etapa de prestação de contas exige precisão técnica e acompanhamento permanente. Para Julia, essa é uma das partes mais delicadas do trabalho com leis de incentivo. “A Lei Rouanet é bem rígida com relação à prestação de contas, e a prestação talvez seja uma das etapas mais importantes, porque se eu tiver qualquer problema na minha prestação de contas, eu não consigo inscrever um projeto no ano seguinte, e aí isso trava toda a minha operação”.

No caso do Instituto Tomie Ohtake, a prestação de contas não acontece apenas no encerramento do projeto, mas acompanha toda a execução das atividades ao longo do ano. “A prestação de contas é financeira e técnica. Você tem que fazer um relatório técnico muito detalhado de todas as promessas que você fez no projeto, toda a parte de acessibilidade, toda a parte das entregas sociais do projeto”, afirma Julia, que explica que tudo deve ser documentado: contratos, notas fiscais, comprovantes de pagamento, registros fotográficos, atividades educativas, ações de acessibilidade e até processos de montagem das exposições. Cada gasto precisa estar vinculado corretamente ao projeto aprovado e identificado com o número do Programa Nacional de Apoio à Cultura correspondente.

Além da prestação de contas, o trabalho exige atualização constante sobre legislação. Cada mecanismo de incentivo possui regras próprias, normativas específicas e interpretações técnicas que impactam diretamente a relação com patrocinadores e a execução dos projetos. Por isso, a equipe acompanha permanentemente mudanças legais, orientações dos órgãos públicos e análises jurídicas especializadas.

“No Ministério da Cultura, em geral, eles soltam uma normativa no começo do ano que detalha todo o processo técnico de trabalho com a Lei Rouanet. Você precisa ter um profundo conhecimento para entender, por exemplo, o que eles consideram como vantagem financeira indevida, o que pode, o que não pode”.

Julia conta que boa parte desse conhecimento também é usada para orientar empresas patrocinadoras, especialmente aquelas que ainda não possuem familiaridade com os mecanismos de incentivo fiscal. Em muitos casos, a própria instituição cultural acaba funcionando como mediadora entre o patrocinador e os órgãos públicos responsáveis pelas leis. “A gente tira muita dúvida deles com relação ao que pode. Às vezes eles vêm com alguma ideia que não pode. E se a gente não sabe, consulta o Ministério, joga muito aberto”.

Além das exigências jurídicas e burocráticas, a área também convive com uma pressão permanente ligada à imprevisibilidade financeira. Como grande parte dos incentivos está vinculada ao lucro das empresas, oscilações econômicas, crises internacionais, guerras, mudanças cambiais e alterações de mercado impactam diretamente o volume de recursos disponíveis para patrocínio cultural. “Qualquer grande movimentação econômica que aconteça impacta diretamente o quanto de recurso a empresa vai ter para investir. Então você sempre tem que estar pensando fora da caixa e acompanhando os movimentos econômicos do país”, alerta Julia.

“Você nunca vai estar preparado o suficiente para começar”

Depois de mais de duas décadas trabalhando leis de incentivo, Julia afirma que a área exige comunicação, relacionamento, conhecimento técnico, gostar de vender, leitura de mercado e disposição para lidar com pressão. Apesar da maior profissionalização do setor, ela avalia que ainda há carência de profissionais preparados para atuar com leis de incentivo. “Ao falar com empresas, estamos falando com pessoas, então gostar de gente e ter um bom trato é fundamental”,

Apesar da pressão, ela diz que continua motivada pela possibilidade de conectar boas parcerias aos projetos da instituição. Ver o público circulando pelo Instituto e acompanhar a chegada de escolas ajuda a dar sentido concreto ao trabalho de captação. “A gente faz cerca de 30 mil atendimentos educativos no ano. Quando saio para almoçar ou circulo  pelo museu e vejo as crianças vindo com as escolas, é muito satisfatório saber que nossa equipe ajudou a viabilizar essa experiência”.

Ao falar para quem está começando na área, Julia defende que nenhum profissional entra no mercado completamente pronto. Cursos e formações são importantes, mas parte essencial do aprendizado acontece na prática, especialmente quando surgem erros, recusas e negociações difíceis. “Você nunca vai estar preparado o suficiente para começar. A gente consegue enxergar o quão sênior um profissional é quando as coisas dão errado, não quando dão certo. Vai dar errado muitas vezes, mas ele vai acumular experiência e conseguir ter um pouco desse feeling. Dê a cara a tapa e vá para o mercado porque ninguém conhece melhor a sua instituição do que você mesmo. É difícil, às vezes, para dar um certo, você precisa de cem errados, mas não desista porque vale a pena”.