Um estudo inédito do OSC Legal Instituto revela que a relação entre organizações da sociedade civil e cartórios de Registro Civil de Pessoas Jurídicas ainda é marcada por obstáculos que afetam diretamente a regularização e o funcionamento das entidades. Custos elevados, excesso de burocracia, demora nos processos, falta de padronização das exigências e dificuldades de atendimento aparecem como os principais problemas relatados por organizações de todo o país.
A pesquisa ouviu 431 organizações brasileiras, sendo 395 associações, além de fundações, organizações religiosas e cooperativas. O levantamento foi realizado ao longo de 90 dias e analisou tanto a experiência prática das entidades quanto as normas que regulam os cartórios nos diferentes estados brasileiros. Os resultados indicam que as dificuldades não se limitam a casos isolados. Segundo o relatório, os problemas aparecem de forma recorrente em diferentes regiões do país e revelam desafios estruturais do sistema registral brasileiro.
Os cinco maiores entraves
A pesquisa identificou cinco grandes entraves na relação entre associações e cartórios: os altos custos para registros e averbações, a burocracia associada a exigências documentais consideradas excessivas ou confusas, a demora na conclusão dos serviços, a ausência de padronização das interpretações normativas e a falta de atendimento qualificado voltado às especificidades das organizações da sociedade civil. Para o estudo, esses fatores acabam gerando insegurança jurídica e dificultando a manutenção da regularidade institucional das entidades, especialmente das menores.
O relatório chama atenção para o fato de que os impactos desses entraves não são distribuídos de forma igual entre as organizações. Como a maior parte das respondentes é composta por entidades de pequeno porte, os custos financeiros e a necessidade de conhecimento técnico especializado tendem a representar barreiras mais significativas para essas organizações.
Segundo os pesquisadores, procedimentos registrais complexos podem consumir recursos financeiros e humanos que poderiam ser direcionados para a execução das atividades-fim das entidades. Além disso, exigências diferentes para situações semelhantes aumentam a imprevisibilidade dos processos e obrigam as organizações a realizar sucessivas adequações documentais.
A análise normativa realizada pelo estudo reforça essa percepção. O levantamento identificou diferenças relevantes entre os provimentos editados pelos tribunais de justiça estaduais, responsáveis por regulamentar o funcionamento dos cartórios em cada unidade da federação. Em alguns casos, procedimentos semelhantes recebem tratamentos distintos dependendo do estado ou até mesmo da interpretação adotada por determinada serventia.
Digitalização avança, mas ainda encontra barreiras
A pesquisa também analisou os impactos da digitalização dos serviços registrais. O relatório reconhece avanços recentes, especialmente após a criação do Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (SERP) e a ampliação do uso de documentos digitais e assinaturas eletrônicas. No entanto, a implementação dessas ferramentas ainda ocorre de forma desigual. O estudo aponta que diferentes estados adotam critérios distintos para aceitação de assinaturas eletrônicas, inclusive em relação à plataforma Gov.br, reconhecida pelo Conselho Nacional de Justiça como meio válido para diversos atos registrais.
Segundo o relatório, a falta de uniformidade na aceitação dessas tecnologias pode gerar custos adicionais e dificultar o acesso das organizações a soluções que poderiam simplificar procedimentos e reduzir deslocamentos. Ao mesmo tempo, a digitalização não elimina a necessidade de atendimento presencial. Para muitas organizações, especialmente aquelas localizadas em regiões com limitações de conectividade ou menor acesso a recursos tecnológicos, a presença física dos cartórios continua sendo fundamental.
Caminhos para melhorar a relação entre OSCs e cartórios
Além de mapear os problemas, o estudo reuniu sugestões apresentadas pelas próprias organizações para aprimorar essa relação. Entre as propostas estão a criação de canais de atendimento especializados para entidades do Terceiro Setor, a elaboração de cartilhas e orientações em linguagem acessível, a capacitação contínua dos atendentes e a ampliação da transparência nos procedimentos adotados pelos cartórios.
No campo da desburocratização, as organizações defendem que as exigências documentais sejam limitadas ao que está previsto em lei, que os prazos de análise sejam reduzidos, que seja possível acompanhar os protocolos digitalmente e que as notas devolutivas apresentem todas as exigências de uma única vez, de forma clara e fundamentada. Também aparece entre as reivindicações a aceitação da assinatura eletrônica via Gov.br sem aumento dos custos dos registros.
Já em relação aos custos, as sugestões incluem a criação de descontos ou isenções para o primeiro registro de associações sem recursos, redução de taxas para organizações comunitárias e adoção de modelos de cobrança que considerem as especificidades das entidades sem fins lucrativos.
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