Em palestra no Festival ABCR 2026, Jonas Gomes, da Squadra Assessoria e Consultoria, explicou como organizar responsabilidades, acompanhar metas e reunir evidências durante a execução dos projetos
A prestação de contas de um projeto começa antes da entrada dos recursos. Ao definir atividades, metas e orçamento, a organização também precisa estabelecer como acompanhará a execução e quais documentos demonstrarão os resultados. Deixar essas decisões para o encerramento pode dificultar a recuperação de informações, comprometer a comprovação das entregas e gerar problemas com o financiador. O planejamento precisa contemplar tanto o trabalho que será realizado quanto as condições para executá-lo, registrá-lo e avaliar seus resultados.
Essa foi uma das orientações apresentadas por Jonas Gomes, consultor técnico da Squadra Assessoria e Consultoria, durante o Festival ABCR 2026. Na palestra “Da captação à sustentabilidade: como a governança transforma projetos em resultados”, ele abordou o percurso entre a captação e a apresentação das entregas. Com sede em Pomerode, em Santa Catarina, a empresa participou do evento como patrocinadora na categoria Investidor.
Quem atua na captação de recursos precisa conhecer as condições necessárias para executar um projeto e comprovar seus resultados, mesmo quando essas tarefas são responsabilidade de outras equipes. Esse conhecimento ajuda a avaliar oportunidades de financiamento, construir propostas viáveis e alinhar os compromissos apresentados aos financiadores à capacidade da organização. O diálogo com as áreas responsáveis pela execução e pela prestação de contas também fornece informações para manter os parceiros atualizados e apoiar a busca por novas contribuições.
Quatro áreas para organizar o trabalho
Gomes propôs organizar a gestão dos projetos em quatro áreas: administrativa, técnica, operacional e financeira. A administrativa reúne a documentação institucional e acompanha sua atualização. A técnica desenvolve o diagnóstico, define o público, os objetivos, as metas e a metodologia. A operacional organiza as contratações, as compras e a realização das atividades. A financeira acompanha pagamentos, documentos fiscais, movimentações bancárias e prestação de contas. A divisão permite visualizar quais tarefas precisam ser cumpridas e como uma etapa depende das demais.
Essa organização também pode ser adotada por equipes pequenas, nas quais uma pessoa acumula diferentes funções. A proposta é distinguir as responsabilidades e garantir que nenhuma etapa fique sem acompanhamento. Professores e outros profissionais que executam as atividades, por exemplo, podem contribuir com registros de participação, fotografias e relatórios. “A governança começa pela clareza das responsabilidades”, afirmou Gomes. Para isso, ele recomendou uma reunião de abertura do projeto, com apresentação das regras, das entregas previstas e das atribuições de cada participante.
A documentação também demonstra capacidade de execução
Na área administrativa, o palestrante chamou a atenção para a organização do estatuto, de suas alterações, das atas e dos demais documentos necessários à apresentação e à execução dos projetos. A equipe deve conhecer as exigências de cada oportunidade e verificar se a documentação está disponível e atualizada. O cuidado inclui preservar o histórico institucional: alterações estatutárias antigas, por exemplo, podem ser solicitadas em uma seleção. Procurar esses registros apenas quando surge uma demanda pode atrasar o trabalho e dificultar a participação da OSC.
A comprovação da capacidade técnica também exige construção contínua. Relatórios de projetos anteriores, informações sobre a equipe e registros das atividades ajudam a demonstrar a experiência da organização e suas condições de realizar o que propõe. Gomes orientou que esses materiais sejam reunidos em um portfólio e divulgados nos canais institucionais. “Quanto mais dados você vai organizando para a sua instituição, mais capacidade técnica você vai conseguir demonstrar”, explicou. O acervo permite apresentar evidências do trabalho já desenvolvido, em vez de depender apenas de uma descrição das intenções.
O plano de trabalho precisa orientar a equipe
Na elaboração do projeto, a definição do público deve estar relacionada ao problema identificado e à capacidade de atendimento. Gomes apresentou o exemplo de oficinas nas quais a organização ainda não sabe quantas pessoas pretende alcançar. Para estabelecer uma previsão, é preciso considerar quais atividades serão oferecidas, quantos profissionais estarão envolvidos e qual volume de atendimento será possível. O planejamento também deve caracterizar o território, a faixa etária e os critérios de participação ou priorização, permitindo compreender quem será atendido e por quê.
Essas informações integram um plano que precisa explicar o que será realizado, para quem, de que maneira, em qual período, com quais custos e resultados esperados. “O plano de trabalho não deve ser tratado apenas como um formulário obrigatório”, afirmou Gomes. A elaboração deve envolver quem executará as atividades, para que metas, prazos e condições de trabalho sejam discutidos antes da aprovação. Esse diálogo ajuda a identificar propostas inviáveis e a evitar que a equipe receba compromissos que não tem condições de cumprir.
O orçamento, por sua vez, precisa traduzir as necessidades da execução. Isso inclui profissionais, equipamentos, materiais e custos associados às formas de contratação previstas, observando as despesas permitidas pelo financiamento. Gomes também destacou a importância de incorporar ao planejamento a comunicação e as medidas de acessibilidade, considerando seus efeitos sobre a operação e os custos. Essas definições devem ser feitas enquanto o projeto está sendo estruturado, para que a equipe saiba quais recursos serão necessários e como cada atividade poderá acontecer.
Antes de definir a meta, pense em como comprová-la
Uma das recomendações da palestra foi avaliar os meios de verificação enquanto as metas e os indicadores estão sendo definidos. Esses meios são os registros utilizados para demonstrar o que aconteceu e quais resultados foram alcançados. Uma meta relacionada à aprendizagem, por exemplo, pode depender do acesso a documentos produzidos pela escola. Antes de assumir esse compromisso, a OSC precisa verificar se conseguirá obter as informações, em qual momento e com a colaboração de quem. Definir o indicador sem considerar essas condições pode criar uma dificuldade de comprovação.
“Eu vou conseguir enviar esse documento? Eu vou conseguir demonstrar isso?”, questionou Gomes ao apresentar o cuidado que deve orientar essa escolha. O palestrante chamou a atenção para a dependência de terceiros e para a necessidade de produzir evidências consistentes ao longo do trabalho. O monitoramento permite verificar se os registros estão sendo reunidos e corrigir falhas enquanto as atividades acontecem. Depois do encerramento, pode ser difícil localizar participantes, recuperar documentos ou reconstruir informações que não foram registradas no momento adequado.
Comunicação e registros fazem parte da execução
O plano de comunicação deve definir quem precisa receber informações sobre o projeto, quais conteúdos serão divulgados, em que canais, com qual frequência e sob a responsabilidade de quem. Gomes ressaltou que os compromissos assumidos precisam ser acompanhados durante a execução. Se o projeto prevê determinada quantidade de publicações, por exemplo, a equipe deve organizar sua produção e guardar os registros correspondentes. Também precisa observar as orientações de identificação dos parceiros e as aprovações previstas nas regras do financiamento.
As fotografias devem permitir compreender o que está sendo documentado. “Não basta tirar fotos aleatórias. Tem que identificar qual é a atividade, quando ocorreu, onde ocorreu e qual público participou”, orientou. O mesmo cuidado com a organização vale para listas de participação, relatórios e outros registros utilizados na comprovação das entregas. Reunir esses materiais durante o projeto ajuda a acompanhar o atendimento e a construir uma prestação de contas que relacione as atividades realizadas às metas assumidas no planejamento.
O que foi realizado precisa corresponder ao que foi gasto
Na execução, a equipe deve trabalhar com a versão vigente do plano e do orçamento aprovados. Gomes alertou para o risco de distribuir arquivos antigos depois de ajustes, levando profissionais a realizar compras ou atividades que já foram modificadas. “A execução precisa respeitar aquilo que foi aprovado”, afirmou. O controle das versões e o registro das alterações ajudam a manter todos informados sobre os compromissos do projeto. Quando surgir a necessidade de uma mudança, a organização deve observar o procedimento estabelecido pelo financiador.
O acompanhamento financeiro também precisa dialogar com o técnico. Documentos fiscais e comprovantes de pagamento demonstram despesas, mas a prestação de contas deve permitir relacioná-las às atividades executadas. Gomes utilizou o exemplo de uma confraternização prevista no projeto: se o evento não aconteceu, é necessário examinar os gastos associados a ele, mesmo que estivessem inicialmente no orçamento. A análise conjunta verifica o que foi previsto, o que foi realizado, quais recursos foram utilizados e quais resultados podem ser demonstrados.
Essa integração contribui para que a organização construa um histórico de entregas e fortaleça a confiança dos parceiros. Ao reunir documentos, acompanhar metas e organizar os registros durante a execução, a equipe chega ao encerramento com as informações necessárias à prestação de contas. “A gente vai agregando confiança, relacionamento com os parceiros, um histórico institucional, capacidade técnica e novas oportunidades”, finalizou Gomes.
