Em palestra no Esquenta Festival ABCR 2026, Giliard de Vargas mostrou como integração de dados e automação podem apoiar o trabalho das organizações após a captação
Conquistar uma doação, firmar uma parceria ou aprovar um projeto não encerra o trabalho de captação de recursos. Depois que o dinheiro entra, as organizações da sociedade civil precisam acompanhar sua aplicação, avaliar resultados, prestar contas e manter o relacionamento com doadores e financiadores. Esse foi o tema da palestra “Arrecadação é só o começo: o que a sua OSC faz depois que o recurso entra”, ministrada por Giliard de Vargas, consultor de vendas do HYB, durante o Esquenta Festival ABCR 2026.
Ao longo da apresentação, Vargas mostrou como a dispersão das informações, os controles manuais e a falta de integração entre as áreas podem dificultar a gestão dos recursos e consumir um tempo que poderia ser dedicado às atividades da organização.
“Captar recurso é fundamental. A gente precisa ter recurso para que os nossos projetos andem e a gente consiga mostrar o impacto social. Mas o verdadeiro desafio começa depois, ao transformar o recurso em impacto social”, afirmou.
Informações espalhadas dificultam a gestão
Entre os problemas encontrados nas organizações estão a existência de diferentes planilhas para cada projeto ou área, a realização manual de controles financeiros, a demora para elaborar relatórios e a dificuldade de comparar o orçamento previsto com os valores efetivamente utilizados. Quando as informações ficam dispersas, a OSC pode ter dificuldade para saber quanto cada projeto consumiu, quais despesas ainda serão realizadas, onde existem recursos disponíveis e se há condições para ampliar suas atividades.
“Às vezes, eu trabalho com projeto, com recurso de doação, com áreas de educação e assistência social. Então, tenho muita coisa espalhada, muita informação para juntar, e aí me falta tempo para gerenciar tudo isso”, exemplificou Vargas.
A dependência de uma única pessoa também representa um risco. Se somente um integrante da equipe conhece os controles ou sabe onde estão determinados documentos, outros setores podem enfrentar demora para obter informações necessárias à tomada de decisões e à prestação de contas. “Isso é complicado, porque às vezes fica tudo centralizado em uma pessoa e, muitas vezes, outro setor precisa de uma informação. Como está centralizada, às vezes demora a ter esse retorno”, explicou.
O mesmo problema atinge o relacionamento com os apoiadores. Sem uma base organizada, a instituição pode não conseguir identificar o histórico de cada doador, verificar se um recibo foi enviado ou saber se a pessoa já recebeu um agradecimento.
Organização deve vir antes da tecnologia
Para Vargas, a tecnologia pode reduzir tarefas repetitivas, integrar informações e facilitar o acompanhamento dos recursos. Sua adoção, no entanto, precisa ser precedida por uma avaliação dos processos internos e das necessidades da organização. “Não é mágica, é método. Antes de contratar uma tecnologia, você precisa organizar a casa”, alertou.
O primeiro passo é conversar com a equipe para identificar os principais gargalos. Em seguida, a organização deve estabelecer prioridades, pesquisar ferramentas compatíveis com suas necessidades e preparar as pessoas que irão utilizá-las.
A implantação de um novo sistema também envolve uma mudança de cultura. Por isso, é necessário explicar os motivos da adoção da ferramenta, capacitar a equipe e acompanhar sua adaptação. “Acho que o quarto ponto é o mais importante: preparar as equipes, porque isso vai ser uma mudança de cultura. É preciso treinar, entender e preparar a equipe”, defendeu o palestrante.
A avaliação não termina quando o sistema começa a ser utilizado. A organização deve verificar periodicamente se os processos estão funcionando e quais ajustes ainda precisam ser realizados.
Automação pode integrar diferentes etapas
Durante a palestra, Vargas apresentou exemplos de tarefas que podem ser automatizadas. Uma contribuição realizada pelo site da organização pode ser registrada no controle financeiro e vinculada à campanha correspondente, enquanto o doador recebe automaticamente uma confirmação ou mensagem de agradecimento.
A integração também permite reunir em um mesmo ambiente o cadastro dos apoiadores, o orçamento dos projetos, os pagamentos realizados, os comprovantes e as informações necessárias à prestação de contas. Com a atualização contínua dos dados, a OSC pode comparar valores previstos e realizados, acompanhar metas e emitir relatórios sem precisar reunir manualmente informações mantidas por diferentes áreas.
A conciliação bancária é outra atividade que pode ser agilizada. Sistemas integrados às contas da organização ajudam a confrontar os lançamentos registrados com as movimentações bancárias, reduzindo o retrabalho e a possibilidade de erros. “A automação vem nesse sentido: ajudar vocês nos processos que são mais morosos, agilizar e permitir que tenham tempo para outras áreas”, explicou.
Gestão também fortalece o relacionamento com doadores
A organização dos dados não serve apenas ao controle financeiro. Ela permite conhecer melhor a trajetória dos apoiadores, registrar as contribuições realizadas e estabelecer uma régua de relacionamento. Recibos, agradecimentos e comunicações sobre os resultados podem ser enviados com maior regularidade. Dessa forma, a organização mantém o doador informado e demonstra como os recursos recebidos estão contribuindo para a causa.
“Quando recebe, o sistema registra no financeiro e já manda automaticamente o agradecimento para o doador. Isso ajuda muito no dia a dia e também na confiabilidade junto ao doador ou contribuinte”, disse Vargas. Também é possível acompanhar quais campanhas geraram mais resultados, quais modalidades de pagamento são mais utilizadas e quem são os apoiadores recorrentes. Essas informações podem orientar novas ações de captação e ajudar a instituição a planejar seu crescimento.
Diferentes áreas precisam conversar
A integração pode incluir atividades que vão além da captação e do financeiro. Vargas citou como exemplos o acompanhamento de projetos, beneficiários, atendimentos de saúde, oficinas, turmas, estoques, bazares e brechós sociais. No caso dos projetos, as equipes podem registrar atividades, metas, presenças, resultados e documentos. Esses dados são posteriormente associados às informações financeiras, facilitando a elaboração dos relatórios apresentados aos financiadores.
Bazares e brechós também podem utilizar sistemas para controlar a entrada e a saída de produtos, registrar vendas e identificar as doações materiais recebidas. Com isso, a organização passa a compreender melhor quanto cada atividade arrecada e quais resultados produz.
Centralizando dados, as OSCs ganham condições para acompanhar a utilização dos recursos, reduzir erros e tomar decisões baseadas em informações atualizadas. A tecnologia, segundo a apresentação, deve servir para diminuir o tempo dedicado às tarefas operacionais e ampliar a capacidade da equipe de trabalhar pelos objetivos da organização. “Automatizar a sua OSC não é mais uma questão de opção, mas sim de evolução”, concluiu.
O Festival ABCR 2026 começa amanhã e reunirá profissionais, especialistas e organizações para compartilhar experiências e estratégias sobre captação, gestão e sustentabilidade financeira. Confira a programação e faça sua inscrição.
