Vai produzir o relatório anual da sua organização? Veja o que é preciso saber
Mais do que um meio para demonstrar a transparência das organizações da sociedade civil, o relatório anual é ainda uma eficiente ferramenta de gestão. E perceber esse duplo papel impacta diretamente a maneira como o documento é elaborado. “Ele não deve ser visto apenas como um objeto em si, mas também como um processo de reflexão interna da própria organização”, afirma Vanessa Prata, sócia da ponteAponte, empresa social especializada na ativação de projetos.
Diferentemente do que muitos presumem, o ideal é que o relatório seja produzido ao longo do ano, e não apenas no final. A Associação Beneficente & Comunitária do Povo (ABCP), que atua com pessoas em situação de vulnerabilidade social, aprendeu essa lição na prática. “Já tivemos situações em que esperávamos fechar todas as ações do ano para começar a escrever o relatório, mas mudamos essa dinâmica, pois ficava inviável. A organização não pode fechar para balanço e é quase impossível lembrar do que aconteceu nos primeiros meses. Perde-se informação”, diz Douglas Bordini, gestor da instituição.
Por isso, ele recomenda: “Comece em janeiro a coletar dados para o documento que será lançado no ano seguinte, mais tardar até o fim de fevereiro”.
Outra consequência positiva desse método de trabalho, avalia a sócia da ponteAponte, é que toda a equipe acaba envolvida. “A responsabilidade não fica a cargo de uma pessoa só e o processo se torna uma maneira de avaliar a atuação da instituição.”
Além de elaborar aos poucos o relatório anual, a ABCP adotou a prática de divulgar relatórios parciais no decorrer dos meses. “Isso ajuda a instituição a manter pontos de contato com seus parceiros, o que melhora o relacionamento com eles”, ressalta Bordini.
O que e como dizer
Tão importante quanto o método adotado para produzir o relatório é o que dizer nele e como apresentar os dados. “As organizações que têm algum tipo de certificação legal precisam exibir um demonstrativo de balanço financeiro. E, mesmo as que não têm, devem prestar contas a seus stakeholders”, diz Bordini.
Mas o documento não deve se tornar apenas um compilado de números e cifras. É igualmente relevante mostrar o impacto dos projetos desenvolvidos pela organização. “É preciso dizer o que suas ações mudaram na vida das pessoas. Para isso, traga depoimentos e imagens dos seus beneficiários, mostre bons personagens”, orienta Vanessa.
Recursos visuais, como infográficos, ajudam a tornar o documento menos árido e mais fácil de ler e compreender, diz a sócia da ponteAponte. “Relatório anual não é lugar para explicações filosóficas”, alerta.
Se Bordini aponta a necessidade de “elaborar uma comunicação que atinja diversos perfis”, Vanessa dá pistas de como isso pode ser feito. “Produza um material mais completo, que possa ser baixado na internet, mas disponibilize também um resumo impresso com os principais pontos, expostos de maneira direta e leve, algo que você possa até apresentar em reuniões com possíveis colaboradores. O impresso tem um custo maior do que um documento on-line, mas é um formato ainda muito valorizado pelas pessoas”, finaliza a sócia da ponteAponte.
