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Quanto maior a base de doadores, mais difícil estabelecer um relacionamento individualizado e planejar campanhas específicas, certo? Nem tanto. Algumas organizações decidiram adotar o CRM (Customer Relationship Management), um tipo de software — comumente usado no setor privado lucrativo — que possibilita uma visão customizada sobre todas as pessoas que colaboram com uma instituição.

“O CRM é alimentado com informações sobre o doador, como seus contatos, quanto doa e qual a periodicidade da doação, permitindo manter um relacionamento com ele. Costumamos chamar de DRM, porque substituímos o ‘C’ pelo ‘D’, de donor“, diz Caio Freitas, da área de marketing e vendas da Trackmob, especializada em ferramentas de captação para Organizações da Sociedade Civil (OSCs).

Para Daniel Antunes, coordenador de database e relacionamento com o doador do Greenpeace, se a organização tiver mais de uma centena de doadores, é recomendável recorrer aos softwares de relacionamento. “Muitas instituições usam uma planilha simples de Excel para compilar dados de doação, mas, a partir de uns 100 nomes já é necessário contar com uma ferramenta de relacionamento. Elas permitem ao captador de recursos, por exemplo, criar ações específicas para um determinado público, selecionado entre sua base ampla de doadores.”

Para mostrar a funcionalidade do CRM, Freitas cita o Outubro Rosa, mês dedicado à conscientização sobre o câncer de mama, como um possível exemplo de aplicação. “Com uma ferramenta de CRM, dá para selecionar, em uma base de doadores, apenas mulheres de uma determinada idade como alvo da campanha.”

Além de ampliar a visão sobre quem contribui com a instituição, o software possibilita acompanhar eventuais falhas no processo de doação. “Dá para verificar quais são os meios de contato mais eficientes para cada perfil de pessoa”, explica Freitas.

Isso ocorre porque o CRM gera relatórios que ajudam a diagnosticar forças e fraquezas na captação, bem como planejar ações para tornar campanhas mais precisas. O representante do Greenpeace destaca que é fundamental saber ler os dados compilados pela ferramenta. Só assim é possível criar parâmetros que transformem esses dados em informação útil para otimizar o trabalho de captação.

Adotar CRM demanda gasto tanto de tempo quanto de dinheiro, mas, como enfatiza Caio Freitas, “é um investimento de longo prazo, que ajuda a captar mais recursos de maneira mais eficiente e efetiva”.